Digitalizace – vaše bezpapírová kancelář

Chcete opravdu zvýšit digitalizaci toku dokumentů ve firmě a snížit náklady vaší firmy?

Pomůžeme vám s analýzou životního cyklu dokumentu – s Allium DMS zpracujete dokumenty ve firmě v souladu se spisovou službou podobně jako spisová služba. Allium DMS dohlíží na dokumenty ve firmě od jejich vstupu po jejich výstup, a to za pomoci systému MS SharePoint. Vysoká míra spolehlivosti, rychlá možnost vyhledávání, uživatelská přívětivost, nám umožňuje na systém napojit další důležité agendy, jako je modul Faktury, Smlouvy, ISO dokumentace a předpisy, Žádanky a také systém propojit s běžnými firemními systémy, jako je například ERP (NAV, BC, SAP a jiné). Tento veškerý komfort dosáhneme zároveň s maximální úrovní digitalizace firemních procesů a souběžně s tím také s velkou finanční úsporou, která zvýší efektivitu vašeho podniku.

 

Životní cyklus dokumentu ve firmě má tři základní fáze:

1. Vstup (přijetí, pořízení)
2. Zpracování (třídění, evidence, oběh, vyřízení)
3. Archivace, skartace

 

Každá z těchto fází má své jednotlivé procesy, které se dále mohou členit, a to vždy tak, aby byl pokryt celkový životní cyklus dokumentu. V minulosti bylo vše pokryto manuálními procesy, s příchodem IT technologií byly jednotlivé části postupně převáděny z manuálního zpracování k digitálnímu. Nicméně v těch dobách mnohé technologie ještě neexistovaly a také neexistoval celistvý systém DMS, a tak se na životním cyklu dokumentu podílelo větší množství technologických systému od různých dodavatelů se stále velkým podílem manuální práce. A proto je důležitá analýza životního cyklu dokumentů ve firmě, protože mnohé firmy mají svůj systém „DMS“ ve stavu sice spolehlivém, ale mnohdy neefektivním, příliš náročném na počet obsluhujících pracovníků, sestaveného z mnoha „nespolupracujících“ podsystémů.
 

Vstup – přijetí, pořízení

Přijetím rozumíme elektronické nebo fyzické přijetí zásilky. Elektronické přijetí zásilky je standardně realizováno přijetím zásilky do datové schránky nebo do e-mailové schránky, které jsou zřízené jako vstupní brány systému DMS. Takto přijaté zásilky jsou automaticky zaevidovány v systému DMS a až na vyřazení nevyžádané pošty, není potřeba manuálních zásahů pracovníků podatelny. Fyzicky přijaté zásilky jsou naskenovány případně vytěženy pomocí systému OCR do digitální podoby, která se tak stává dokumentem. Fyzická analogová zásilka po provedení digitalizace je uložena do ukládacího boxu, jehož umístění je součástí dokumentu. Přijetím zásilky je nastartován životní cyklus dokumentu, je mu přiřazen skartační znak a skartační lhůta. Celý proces přijetí zásilky může být realizován několika elektronickými systémy, ideální stav je ale ten, že vše zajišťuje jeden  systém DMS.
Pořízení dokumentu znamená, že dokument vzniká uvnitř společnosti z interních zdrojů.

 

Zpracování – třídění, evidence, oběh, vyřízení

Jak vypadal tento proces v nedávné minulosti? Ručně se přijali fyzické zásilky, tak zásilky elektronické v datové schránce a e-mailu. Roztřídili se manuálně a provedla se jejich evidence, a to buď písemná nebo digitální. Dokumenty byly dále distribuovány fyzicky ve struktuře firmy, znamenalo to velké množství manuální ruční práce a také velkou chybovost lidského faktoru. Následně dochází k vyřízení dokumentu.

A jaká má být současnost? Elektronicky přijaté zásilky z datových schránek a e-mailů se až z 85 procent na základě získaných metadat automaticky roztřídí, zaevidují a uvedou v oběh v systému DMS. Zbytek takto získaných zásilek zpracuje pracovník podatelny, provede třídění, evidenci a zahájí oběh dokumentu. U fyzických zásilek je postup podobný s tím, že na úvod provede digitalizaci skenováním, analogový dokument uloží do ukládacího boxu a pokračuje podobně jako u manuálně zpracovávaných zásilek z elektronických zdrojů. Vyřízení již pokračuje standardním způsobem.

 

Archivace, skartace

Dokument je vyřízen a uzavřen, v rámci evidence dokumentu mu byl přiřazen skartační znak (S, A, V) a skartační lhůta a právě ta je důležitá pro délku jeho uložení ve spisovně DMS. Tato je plně digitalizována a pomocí ní je možný systém výpůjček jak digitálních, tak fyzických dokumentů. Po ukončení skartační doby je na základě skartačního znaku určen další osud dokumentu a to buď jeho archivaci v národním archivu nebo jeho skartací.
 

Shrnutí

Proč je nutné provést analýzu životního cyklu dokumentu?
Odpověď zákazníka: „Náš systém zajištění životního cyklu dokumentu přece funguje“.
Ano, ale stále je zde prostor, co zlepšovat. Například:

Je digitalizace dokumentů ve firmě maximální?
Nekolují ještě stále po firmě fyzické dokumenty a s nimi taky pracovníci, kteří je doručují?
Kolik systémů zpracovává životní cyklus dokumentů?
Není jich zbytečně mnoho?
Jsou vzájemně kompatibilní?
Je možné ve všech systémech účinně vyhledávat?
Nebude praktičtější jeden systém, jedna DMS?
Jaká je v současnosti integrace s ostatními firemními systémy, jako je například ERP?
 

Systém Allium DMS vám zajistí maximální digitalizaci dokumentů ve firmě, na minimum sníží fyzické putování analogových dokumentů a pracovníků firmou, pokryje všechny části životního cyklu dokumentu, lze pomocí něj účinně vyhledávat a je kompatibilní s většinou externích firemních systémů.