Často slýcháme: SharePoint? Ano, máme, ale nepoužíváme. Je tam „binec“.
 
Ale, ruku na srdce -  je to problém SharePointu nebo jeho použití? Pokud k SharePointu přistoupíme stejně jako k souborovému systému, tvoříme složky, dokumenty a vytváříme složitou stromou strukturu, ve které se už nikdo nevyzná, jsme na nejlepší cestě k častým dotazům kolegů, kde najdu XY. Možná vám později tato situace způsobí i bolesti hlavy (nebo i jiné...).

S rostoucím počtem digitálních dokumentů je potřeba dokumenty lépe označit (zařadit) a naučit se toto označení následně využívat při vyhledávání. Jen tak lze efektivně nalézat potřebné informace ve stále větším počtu uložených dokumentů.  Je dobré si uvědomit, že SharePoint není v tomto případě hotový produkt, ale nástroj. A aby splňoval všechny nároky uživatelů, je potřeba jej to naučit.

SharePoint je velmi účinný nástroj ke správě dat, o kterém vědí ve velké míře především pracovníci IT. Vědí, k čemu slouží, ale nejsou to oni, kdo mají naplno využívat jeho přednosti. A tak se nejednou můžeme potkat s jejich reakcí, že SharePoint mají, ale moc jej nevyužívají, protože je v něm „binec“. Je to klasická odpověď, ze které jasně vychází, že není využitý potenciál této platformy pro správu dat. Ze strany uživatelů můžeme zaslechnout poznámky, že ten systém DMS nefunguje správně, protože nejsou schopni vyhledat požadované dokumenty.
 
Kde je tedy chyba? Aby využití SharePointu skutečně přineslo organizaci benefity, které platforma nabízí, nesmí být využíván “živelně”. Je vhodné, aby byla stanovena jasná pravidla, kterými se budou řídit všichni pracovníci, kteří s daty pracují.
 

Klasifikace dat

Klasifikování dat jednoduše znamená, že si data označíme, abychom je mohli rychleji identifikovat. Velmi účinné je využívání klasifikace pomocí typu dokumentů. Stanovíme si jasná kritéria, pomocí kterých data členíme do jednotlivých skupin podle typů dokumentů. Na obrázku můžeme vidět příklad klasifikace dat podle typu dokumentů v DMS Ordinics:



Dalším způsobem klasifikace dat je využívání klíčových slov. Klíčové slovo je především to, co přímo charakterizuje obsah dokumentu a my jej můžeme doplnit u každého nově doručeného či vytvořeného dokumentu, případně jej do dokumentu můžeme doplnit později editací.



 

Správa přístupů k datům

Sdílená data neznamenají automaticky data dostupná pro všechny. Někdy uživatel DMS zadá do fulltextového vyhledávače klíčové slovo a nepodaří se mu vyhledat potřebný dokument. Tento výsledek může být přesto správný. Firemní data totiž  nefungují jako wikipedie, uživatelé mají dostupná pouze data, pro jejichž čtení či editaci mají přidělena příslušná oprávnění.
 

Základní rozdělení uživatelů, podle stupně jejich přístupových práv je následující:

• zpracovatel – může číst dokument, editovat jej a provádět veškeré s ním spojené operace správy dokumentu
• držitel - může číst dokument, editovat jej
• na vědomí – může číst dokument
• ostatní – nemají přístup k dokumentu

Rozšířené možnosti přístupu lze definovat libovolně, například podle jednotlivých oddělení, nebo podle profesí (právníci) atd.

Dobře provedená klasifikace dat a správně nastavená oprávnění pro práci s dokumenty vám pomohou naplno využít všechny výkonové možnosti platformy Microsoft SharePoint.
 
Právě na platformě SharePoint  je postaven systém Ordinics, který se dokáže přizpůsobit potřebám vaší organizace. Je to plnohodnotný systém DMS splňující také zákonné požadavky pro systémy spisové služby. Pokud jste ale menší společnost, můžete využít třeba jen některé jednoduché agendy, jako je například schvalování smluv nebo faktur.