Document Management Systém (DMS) a doba koronavirová

Doba koronavirová byla impulsem ke spuštění DMS revoluce ve firmách. Kroky, které byly mnohdy managementem odsouvány na druhou kolej, mají najednou maximální prioritu.

Home office se skloňuje ve všech pádech, je tlak na dostupnost dat z vnitropodnikových systémů, a to téměř na každém místě, kde se nacházejí firemní pracovníci. Zároveň je kladen maximální důraz na bezpečnost dat, a to vše je schopná zajistit jen kvalitní, časem ověřená a bezpečná DMS.

 

Co nám přinese zavedení moderní DMS?

1. Zrychlováním toků informací
Na současné množství informací již nestačí klasické metody ručního oběhu dokumentace.

2.  Snížení pravděpodobnosti selhání lidského faktoru
U téměř dvou třetin obchodních subjektů již došlo ke ztrátě některých dokumentů, u jedné třetiny se toto dělo opakovaně.

3. Snižování potřeby množství kvalitní pracovní síly
Snižování fluktuace zaměstnanců ve firmách prokazatelně zvyšuje efektivitu firmy.

4. Účinné vyhledávání dokumentů
Víte, že každá hodina strávená zbytečným hledáním dokumentace, nám výškou své hodinové sazby snižuje efektivitu firmy a následně její zisk?

5. Evidence souvislostí dokumentů
Který dokument souvisí s touto smlouvou? Kde jsou uloženy dodatky k těmto smlouvám? Která verze dokumentu je aktuální?
 
DMS-podatelna.jpg
DMS-nova-zasilka.jpg
 
6. Online dokumentace?
Ano, znamená pro vás přístup k dokumentaci na jakémkoliv místě a jakoukoliv dobu, znova vám napomůže ke zvýšení efektivity firmy.

7. Termíny splatnosti
Termíny splatnosti, termíny ukončení platnosti certifikace a mnohé další vám opět pomůže sledovat řízená dokumentace.

8. Schvalování interních dokumentů
Je už schválená smlouva, předpis, žádanka? Už jsou vypracované připomínky ke smlouvám, předpisům, směrnicím? Řízená dokumentace vám urychlí tyto procesy, pomůže s dodržováním termínů a určí odpovědnost za provedené úkoly.

9. GDPR
Opravdu dodržujete v organizaci GDPR? Fyzicky kolující dokumenty mají mnohem větší riziko narušení evropského nařízení o ochraně osobních údajů.

10. Workflow  
Řízená dokumentace umožňuje pomocí efektivního workflow připravit pro zákazníka řešení přesně na míru, které je schopno zohlednit všechny jeho specifické požadavky.
 
DMS-moje-aktivni.jpg
 
 

A jak nám může pomoci DMS v době koronavirové?  

1. Home Office
Home Office se stává firemním standardem, bez dobře fungujícího DMS by jen stěží fungoval.

2. Dodržování hygienických odstupů zaměstnanců
Zamezit styku zaměstnanců? Fyzické dokumenty již nekolují společně se zaměstnanci po firmách.

3. Tvorba interní dokumentace na dálku
Potřebujete vytvořit dokument? Připomínkovat jej? Schválit jej? DMS je na to připraveno bez jakéhokoliv styku zaměstnanců.

4. Žádanky
Máte Home Office a potřebujete požádat o dovolenou? Systém Žádanek vám to umožní pohodlně z vaší domácí kanceláře.

Doporučujeme: Stránky o DMS - www.document-s.online

Zajímá Vás DMS nebo spisová služba? Máte dotazy? Potřebujete pomoc? Jsme připraveni se Vám věnovat. Neváhejte nás kontaktovat.

Kontaktovat
Autor článku:
Michael Trojka
Michael Trojka
Je obchodním analytikem a konzultantem řešení DMS a Spisové služby.