SharePoint jako platforma pro ukládání dokumentů i strukturovaných informací byl vždy velmi zajímavá volba, která však byla v minulosti pro malé a střední firmy finančně nedostupná. Nyní je situace jiná, jelikož SharePoint je automaticky součástí všech předplatných Microsoft 365 Business (od 4,20 EUR/měs.) a je tedy škoda tento silný nástroj nevyužít. Žádné další náklady na SW/HW totiž již nevznikají.
SharePoint je dlouhodobě základem našich řešení z oblasti digitalizace dokumentů a díky dostupnosti jeho online verze máme nyní možnost předat zkušenosti z velkých projektů každému, kdo má tuto platformu automaticky k dispozici v rámci předplatného Microsoft 365.
Nabízíme osvědčená řešení pro podporu digitálních firemních agend, jako jsou například Žádanky, Faktury, Smlouvy nebo Předpisy včetně schvalovacích procesů šitých na míru konkrétnímu zákazníkovi.
Dnes podrobněji představíme “Předpisy” - agendový systém řízené dokumentace pro evidenci a vytváření interních dokumentů a ISO směrnic.
Důvodů pro digitalizaci interních dokumentů pomocí služeb Microsoft 365 je mnoho. Připomeňme si ty nejdůležitější:
1. Přehlednost a snadná dostupnost
- stav zpracování dokumentu je možné sledovat kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení, podle nastavených oprávnění, e-mailové notifikace jsou samozřejmost, stejně jako možnost vyřešit požadavek na schvální přímo z Outlooku
2. Komplexní řešení
- zajišťuje automatické řízení životního cyklu dokumentu, rozsáhlé možnosti nastavení uživatelských práv, verzování dokumentů, jasná identifikace autora změn dokumentu, bezproblémová integrace s produkty Microsoft a v neposlední řadě je dostupné rozšíření o podatelnu/výpravnu
3. Široké možnosti správy
- přístupy k dokumentům jsou řízeny podle typů dokumentů a organizační struktury
4. Fulltextové i parametrické vyhledávání
- umožňuje rychlou orientaci nejen v samotných dokumentech, ale i v jejich obsahu
5. Active Directory
- informace o uživatelích jsou neustále synchronizovány s AD, v rámci které jsou vytvářeny různé skupiny – majitelé, schvalovatelé, uživatelé atd.
6. Spolehlivost
- ztráta interní dokumentace je prakticky vyloučená
Příklad zpracování ISO dokumentace pomocí nástrojů Microsoft 365
1. Vytvoření nového dokumentu
Uživatel v systému vytvoří nový interní dokument (např. směrnice, předpis, norma, postup, …), kterému určí garanta, název dokumentu, typ dokumentu a automaticky se doplní kód dokumentu. K takto vytvořenému dokumentu se připojí šablony dokumentů (Předpis.docx a Formulář.docx). Úpravy dokumentů je možné řídit pomocí revizí. V této fázi uživatel spustí workflow a předá tak dokument garantovi.
2. Připomínkování
Připomínkování nového interního dokumentu začíná určením konkrétních připomínkovatelů garantem. Garant spravuje soubor připomínkovatelů, může přidávat nové nebo naopak odebírat stávající. Garant také spravuje délku připomínkování. Komunikace mezi garantem a připomínkovateli je zajištěna pomocí informačních emailů.
3. Oponentura
Oponentura nového interního dokumentu začíná určením konkrétních oponentů opět garantem. Garant spravuje soubor oponentů, může přidávat nové nebo naopak odebírat stávající. Garant také spravuje délku oponentury a rozhoduje o dalším postupu po schválení nebo zamítnutí oponentem. Komunikaci mezi garantem a oponentem také zajišťují e-mailové notifikace.
4. Ověření
Ověřování nového interního dokumentu začíná určením konkrétních ověřovatelů garantem. Každý z ověřovatelů má informace o tom, který dokument má ověřovat a do kdy musí práci dokončit. Stejně jako v předchozích případech fungují e-mailové notifikace. Garant může přidávat nové ověřovatele nebo naopak odebírat stávající. Garant také spravuje délku ověřování a rozhoduje o dalším postupu po ověření nebo neověření dokumentu. V případě schválení předá garant dokument správci, který jej konvertuje do formátu PDF a spustí další proces - proces schvalování pro publikaci.
5. Schvalování managementem
Schvalovatel je informován emailem o zaslání nového interního dokumentu a může jej schválit. Po schválení se dokument vrátí zpět do fronty správci, který je o tomto kroku informován opět e-mailem. Dokument je nyní připraven k publikování.
Schvalovatel může nový interní dokument rovněž zamítnout, v tomto případě se dokument vrací zpět garantovi a musí znovu projít připomínkováním a oponenturou.
6. Publikování
Správce je informován emailem o schválení nového interního dokumentu, provede jeho kontrolu včetně všech příloh, označí aktuální verzi a po doplnění požadovaných informací jako jsou datum platnosti, datum další revize, seznámení, komentářů je dokument je připraven k publikaci.
7. Seznámení
Uživateli, který se má seznámit s publikovaným novým interním dokumentem, je automaticky přidělen úkol. Po seznámení se s dokumentem potvrdí dokončení svého úkolu. Uživatel má možnost k dokumentu doplnit připomínky.
8. Verzování
Novou verzi interního dokumentu má právo vytvořit garant, který v první fázi vytvoří jeho kopii, provedeme jeho kontrolu, označí podle číselné řady jeho novou verzi. Následně po otevření příslušného nového interního dokumentu, smaže podepsané PDF soubory a zahájí práci s dokumentem připomínkovým řízením. Další postup je již totožný s postupem schválení původního dokumentu. Garant může také vytvořit dílčí verze dokumentu.
Součástí řešení může být důvěryhodný archiv včetně digitálních podpisů a časových razítek.