Hledat

Spisová služba Ordinics

Spisová služba Ordinics představuje modulární řešení pro příjem a vypravení zásilek, centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů, a to včetně navazující důvěryhodné archivace dokumentů. Systém na jednom místě strukturovaně eviduje a ukládá dokumenty určených typů, nejčastěji faktur, smluv, předpisů a směrnic aj., pro určené typy umí řídit průběh jejich zpracování pomocí workflow. Systém je v souladu s legislativními požadavky na systém elektronické spisové služby, včetně požadavků Národního standardu pro ESSS a eIDAS. Celé řešení využívá pro ukládání dokumentů platformu SharePoint.
Systém je plně v souladu se zákonem č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Systém zároveň umožňuje plnou integraci na systémy třetích stran, jako jsou typicky CRM nebo ERP. Pro potřebu předávání dat z jiných aplikací do Spisové služby Ordinics dodáváme dokumentovatelné API realizované jako sada webových služeb.

Významné funkce Spisové služby Ordinics:

Centrální přístup k dokumentům organizace z jednoho místa

Systém spisové služby není určen jen pro evidenci příchozí a odchozí pošty, ale také umožňuje řídit a vizualizovat stav zpracování dokumentů.

Díky použité platformě SharePoint těsná provázanost na ostatní kancelářské produkty MS (Word, Excel) umožňující současnou spolupráci více uživatelů, verzování, uzamknutí apod.

Možnost řízení procesů zpracování dokumentů pomocí workflow nástrojů. Tím umožňuje řídit a vizualizovat stav zpracování dokumentů.

Zobrazení pro manažery oddělení - Součástí dodávky jsou také stránky a zobrazení s přehledem dokumentů v daném oddělení.

Datové schránky, emaily

Možnost automatického stahování a odesílání zpráv z datové schránky ISDS do systému Spisové služby Ordinics.

Podpora příjmu a odesílání emailů z/na centrální emailovou adresu organizace (firma@firma.cz, faktura@firma.cz apod.)

Možnost odeslat dokument PDF opatřený elektronickým podpisem nebo časovým razítkem k autorizované konverzi do listinné podoby na CzechPoint.

Doplňky pro MS Outlook - podpora pro přímé založení dokumentů z MS Outlook

Efektivní řízení přístupu k dokumentům na základě jejich zatřídění do věcných skupin 

Možnost nastavení práv až na úroveň jednotlivých dokumentů, možnost omezit práva
pro vybrané uživatele na důvěrných dokumentech.

Úzká vazba na AD organizace (např. pro řízení přístupových práv z hierachie organizační struktury).

Fulltextové vyhledávání, a to jak metadat dokumentů, tak i obsahu souborů běžných typů (např. pdf, word apod.).

Elektronický podpis dokumentů 

Umožňuje elektronicky podepsat soubory přímo z prostředí spisové služby.

Umožňuje vložit do dokumentu PDF časovou značku.

Ověřování platnosti elektronických podpisů a časových značek.

Personifikovaná zobrazení - moje dokumenty, moje spisy apod.

V rámci dodávky systému Spisové služby Ordinics jsou vždy připravena zobrazení, které zobrazují jen dokumenty relevantní pro přihlášeného uživatele.

Je vždy snadné zjistit, které dokumenty má uživatel přiřazen ke zpracování nebo čekají na jeho schválení apod.

Tiskové sestavy, které lze jak vytisknout, tak exportovat do různých formátů

Napojení na další systémy/skenery

Možnost integrace s existujícími systémy organizace, typicky CRM nebo ERP systémy. Pro potřebu předávání dat z jiných aplikací do DMS dodáváme dokumentované API realizované jako sada webových služeb  

Skenování - Možnost přiložit nový soubor k dokumentu (na kartu Soubory) pořízený jako sken z lokálně připojeného skeneru.

Možnost řešit napojení procesu skenování z multifunkčních síťových přístrojů přímo do spisové služby.

Nechte si řešení odprezentovat od produktového manažera

Mám zájem
Systém pro elektronický oběh dokumentů pomohl Pipelife zefektivnit řadu důležitých procesů

Případová studie

Systém pro elektronický oběh dokumentů pomohl Pipelife zefektivnit řadu důležitých procesů

Historie společnosti Pipelife Czech sahá až do roku 1994. Firma se postupně rozrůstala, až v roce 2009 dovršila fúzi se společností Instaplast Praha, a.s. Z organizačního hlediska se tím společnost rozrostla se o nový výrobní závod situovaný v Zápech (v blízkosti města Brandýs nad Labem). To zkomplikovalo i oběh papírových dokumentů, které se nyní musely začít zasílat mezi oběma závody poštou.
Přečíst případovou studii

Dostupná funkcionalita

Soulad se zákony

Systém je plně v souladu se zákonem č. 499/2004 sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě, včetně dodržování požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS).

Funkčnost elektronické podatelny

Komplexně řeší příjem a odesílání zásilek, a to jak v listinné formě, tak i ve formě datových zpráv (ISDS) a emailů. Systém lze rovněž nakonfigurovat pro automatizované zpracování přijatých elektronických zásilek (např. automatizované zpracování faktur od konkrétního odesílatele). Podporována je rovněž práce více podatelen.

Workflow a podpora procesů

Možná integrace dodaného řešení s různými Workflow nástroji, Podpora procesů digitalizace, OCR a vytěžování metadat při evidenci dokumentů.

Možnost integrace

Možnost integrace s existujícími systémy organizace, typicky CRM nebo ERP systémy. 

Nástroje

Nástroje pro import a export dokumentů.

Data

Možnost exportu a importu dat.

Náhled

Náhled obsahů souborů PDF.

Logování

Auditní logování důležitých akcí prováděných uživateli v systému.

Je řešení Spisová služba Ordinics to co hledáte? Nevíte? Potřebujete vědět víc?

Kontaktujte nás nebo poptejte osobní prezentaci produktu.

Mám zájem

Kontaktujte nás

<strong>Michal Kellner</strong> Product manager
Michal Kellner Product manager