SPISOVÁ SLUŽBA PRO SHAREPOINT
ŘÍZENÁ DOKUMENTACE

Kompletní modulární řešení pro centrální evidenci, správu a podporu zpracování dokumentů. Řešení podporuje práci jak s přijatými dokumenty z různých zdrojů (pošta, fax, datové schránky, email), tak s vlastními dokumenty vytvořenými uvnitř organizace během celého jejich životního cyklu, včetně odeslání, archivace a skartace.

Klíčové přínosy

1. Nahrazení oběhu papírových dokumentů elektronickým systémem.
2. Sjednocení způsobu zpracování dokumentů a zlepšení informovanosti o stavu zpracování na úrovni jednotlivce, oddělení i organizace pomocí předdefinovaných workflow.
3. Centralizace všech přijatých i odeslaných dokumentů do jednoho systému (digitalizace pošty, napojení na datové schránky, email, fax).

Tento produkt splňuje legislativní požadavky kladené na Elektronické systémy spisové služby (zák. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších změn a jeho prováděcí předpisy včetně Národního standardu pro ESSS) a dále umožňuje organizaci využití elektronických podpisů a elektronických podatelen v souladu s legislativou (zák. 227/200 Sb., 496/2004 Sb.). .

Zajímavé vlastnosti

Jednotné místo pro přijatou poštu z různých komunikačních kanálů:

• Papírová pošta (skenování přímo do systému, možnost napojit na multifunkční skenovací stroje)
• Datové schránky (automatické stahování a odesílání)
• Emaily (příjem z centrálních emailových adres, centrální odesílání)
• Faxy

Možnost automatizovat zpracování dokumentů:

• Klasifikace typu dokumentu (např. „faktura přijatá“, „návrh smlouvy“, „reklamace“ apod.)
• Zpracování podle pracovního postupu (workflow) přiřazeného příslušnému typu dokumentu
• Dodané šablony pracovních postupů jsou konfigurovatelné pomocí grafického návrháře workflow
• Možnost pro každý typ dokumentu evidovat jinou specifickou sadu atributů

Podpora automatického odeslání dokumentů určených zpracovatelem "K vypravení":

• Datová zpráva prostřednictvím datových schránek
• Emailem přímo ze systému
• Možnost outsourcovat odesílání papírové pošty a faxů prostřednictvím externích služeb fax.cz či posteservis.cz (tzn. v organizaci už se odchozí pošta nemusí nikdy tisknout a obálkovat)

Podpora integrace s jinými systémy:

• Připraveno pro integraci s ERP či jinými systémy (např. pro přijaté faktury, schvalování)
• Možnost napojení na existující adresáře (ERP, CRM)
• Integrace s MS Office (Word, Excel, tlačítka pro Outlook)

Další vlastnosti:

• Podpora práce podatelny a výpravny
• Konfigurovatelný spisový plán (věcné skupiny, spisový znak, skartační znak a lhůta)
• Konfigurovatelný formát čísla jednacího, automatické generování
• Elektronický podpis
• Časové razítko
• Konverze dokumentů
• Možnost upravovat stávající nebo vytvářet další šablony pracovních postupů
• Šablony dokumentů
• Fulltextové vyhledávání
• Personifikované obrazovky, zobrazování informací relevantních pro uživatele
• Integrace s MS Office

Seznam dostupných modulů:

• Základní modul
• Nástroj pro řízení workflow včetně grafického návrháře workflow
• Datové schránky - konektor pro příjem a odesílání
• Emaily - příchozí a odchozí emaily do/ze systému
• Doplňky pro Outlook (uložení přijatého emailu do portálu jako nový dokument nebo jako příloha k existujícímu dokumentu)
• Elektronický podpis a časová značka
• Skenování - přímé skenování z lokálního skeneru a interface pro napojení síťových MFP
• Rozpoznání textu
• Konektor pro integraci s frankovacím strojem

Zkušenosti uživatelů

Radek Hradil, provozní ředitel a člen představenstva UNIBON – spořitelní a úvěrní družstvo, 5.9.2011:

„Rok provozu systému nám dává možnost hodnotit nejen samotnou dodávku softwarového řešení a jeho stabilitu v čase, ale především návratnost vložené investice. Původní záměr počítal s tím, že implememtací produktu dojde ke snížení lidské práce potřebné pro zpracování přijatých datových zpráv o 50%, protože zpracování průměrně 200 přijatých zpráv denně u nás plně vytěžovalo až 2 pracovníky. Ve skutečnosti však došlo k poklesu potřebné lidské práce na čtvrtinu a dále ke zkrácení doby zpracování, k eliminaci chybovosti a odstranění jevu tzv. zapomenutých zpráv. Na řešení dodaném společností Allium si také velmi ceníme flexibilitu, s jakou lze upravovat workflow, které zpracování přijatých zpráv řídí. Ta je při našem dynamickém rozvoji velmi důležitou a potřebnou vlastností “.

Technické řešení

Produkt je vybudován na platformě SharePoint společnosti Microsoft. Jde o robustní platformu pro tvorbu intranetových řešení, ECM systémů a řešení pro spolupráci uživatelů. Produkt využívá maximum možností nabízených platformou a rozšiřuje její standardní vlastnosti pro potřeby řízené dokumentace.

Pro řízení pracovních postupů je v našem řešení integrován nástroj Datapolis Workbox, který je dodáván společně s grafickým návrhářem workflow.

DALŠÍ ŘEŠENÍ PRO SHAREPOINT

Allium-Portal

Intranetové portály, internetové webové prezentace, extranety, publikační systémy.

• Intranet
• Internetová prezentace
• Extranet: Prostor pro sdílení informací s partnery, zákazníky, dodavateli, registrovanými návštěvníky

Allium-Kooperace

Spolupráce pracovních týmů, sdílení informací, pracovní postupy (workflow), zvyšování efektivity práce.

• Workflow management (standardizace a automatizace podnikových postupů)
• Podpora spolupráce mezi útvary (obchod, TPV, nákup, výroba, ...)
• Centrální systém úkolů (úkoly z porad, delegování úkolů, zpětná syntéza)
• Schvalování faktur

Allium-Central Point & Reporting

Centralizace podnikových informací z různých zdrojů do jednoho místa.

• Reportování, sledování výkonnosti (KPI), analytické interaktivní sestavy na portále SharePoint pomocí PerformancePoint Services
• Přehledy a statistiky z ERP systémŮ, Např. MS Dynamics NAV a AX

Workbox pro SharePoint - nástroj pro tvorbu workflow

Máte ambice budovat svá vlastní řešení na platfomě SharePoint? Používejte stejně jako my výkonný nástroj pro tvorbu workflow: Workbox od společnosti Datapolis. Pomocí grafického návrháře vytvoříte podporu pro váš proces jednoduše a předhledně. Podrobné informace o Workboxu jsou k dispozici zde.